Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen

1. Geltungsbereich

1.1 Die Doctos GmbH, Pilotystr. 4, 80538 München (im Folgenden „Anbieter“ oder „Doctos“) bietet mit der App „Doctos“ (die „App“) einen KI-gestützten Assistenten für Dokumentation und Abrechnung zahnärztlicher Behandlungen (wie genauer in Ziffer 3 beschrieben, die „Software“) an.

1.2 Die durch den Anbieter angebotene Software und die Leistungen des Anbieters richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, also natürlichen oder juristischen Personen oder rechtsfähigen Personengesellschaften, die ihre gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit ausüben.

1.3 Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen (die „AGB“) gelten für die Bereitstellung und Nutzung der Software sowie sämtliche Nutzungsverträge (jeweils ein „Vertrag“ und, gemeinsam, die „Verträge“), die zwischen dem Anbieter und seinem Kunden (im Folgenden „Kunde“) zur Nutzung der Software geschlossen werden. Der Kunde und der Anbieter werden jeweils als „Partei“ und gemeinsam als die „Parteien“ bezeichnet.

1.4 Für einzelne Nutzungen der angebotenen Software können besondere Nutzungsbedingungen gelten, die von diesen AGB abweichen oder sie ergänzen. Auf solche abweichenden oder zusätzlichen Bedingungen wird jeweils gesondert hingewiesen. In diesen Fällen gelten die besonderen Nutzungsbedingungen ergänzend zu diesen AGB. Soweit sich Regelungen widersprechen, gehen die besonderen Nutzungsbedingungen für die jeweilige Nutzung vor.

1.5 Sofern zwischen den Parteien ein Individualvertrag geschlossen wurde, haben dessen Regelungen im Falle von Widersprüchen Vorrang vor diesen AGB.

1.6 Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden vom Anbieter nicht anerkannt, es sei denn, ihrer Geltung wurde ausdrücklich durch den Anbieter zugestimmt.

1.7 § 312i Abs. 1 Nr. 1, 2 und 3 sowie § 312i Abs. 1 Satz 2 BGB, die bei Verträgen im elektronischen Geschäftsverkehr bestimmte Verpflichtungen des Unternehmers vorsehen, werden hiermit abbedungen.

1.8 Die aktuelle Version dieser Geschäfts- und Nutzungsbedingungen kann jederzeit unter www.doctos.de/agb eingesehen werden.

2. Vertragsschluss

2.1 Die Darstellung der Produkte des Anbieters – unabhängig vom verwendeten Medium (insbesondere Werbung, Website oder sonstige Kanäle) – stellt kein rechtlich bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum) dar.

2.2 Ein Vertrag kommt entweder zustande durch: (i) die Abgabe einer Bestellung durch den Kunden über die Website des Anbieters, indem der Kunde sich registriert und sämtliche erforderlichen Kunden- und Zahlungsdaten eingibt und die Schaltfläche „zahlungspflichtig bestellen“ (oder eine entsprechend eindeutig beschriftete Schaltfläche) anklickt; der Anbieter kann dieses Angebot durch Übermittlung einer Auftragsbestätigung oder durch Bereitstellung der Software annehmen; oder (ii) durch Abgabe eines verbindlichen Angebots durch den Anbieter, das durch Unterzeichnung durch den Kunden angenommen wird.

3. Die Software (Leistungsbeschreibung)

3.1 Der Anbieter gewährt dem Kunden für die vereinbarte Anzahl berechtigter Nutzer Zugriff auf die jeweils aktuelle Version der Software im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) über das Internet mittels Zugriff durch einen Browser.

3.2 Die Software dient der KI-gestützten sprachbasierten Erfassung von Behandlungsinhalten sowie der Umwandlung der gesprochenen Inhalte in strukturierte Behandlungsdokumentationen in Echtzeit. Sie erkennt und verarbeitet Behandlungsinhalte automatisiert, ordnet diese abrechnungsrelevanten Leistungen und Abrechnungsziffern zu und stellt die erfassten Daten zur Weiterverarbeitung, insbesondere für Abrechnungszwecke, bereit.

3.3 Der Anbieter stellt dem Kunden – abhängig vom jeweils gebuchten Paket/Lizenz – folgende Leistungen bereit:

3.3.1 Die App für mobile Endgeräte, über die der berechtigte Nutzer einzelne Funktionen der Software nutzen kann,

3.3.2 Die Software zur KI-gestützten Dokumentation und Abrechnung zahnärztlicher Behandlungen,

3.3.3 soweit vereinbart, begleitende technische Leistungen, etwa die Befundaufnahme per Sprache, die Bereitstellung personalisierter Dokumentationsstrukturen und Templates, die Möglichkeit zur Anbindung an ausgewählte Praxisverwaltungssysteme („PVS“) über vorhandene Schnittstellen. Einzelheiten ergeben sich aus diesen AGB, der Bestellung und der unter Doctos Leistungsübersicht abrufbaren Leistungs- und Preisübersicht („Leistungsbeschreibung“).

3.4 Der Anbieter gewährleistet die Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der Software während der Dauer des Vertragsverhältnisses und wird diese in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Der Funktions- und Leistungsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung.

3.5 Soweit der Anbieter die Anbindung an bestimmte PVS über vorhandene Schnittstellen bereitstellt, stellt der Anbieter folgende Funktionalitäten bereit: Übertragung der Behandlungsdokumentation, ausgewählter Abrechnungsinhalte sowie unterstützter Befunde in ausgewählte Praxisverwaltungssysteme. Eine aktuelle Übersicht der Einschränkungen, Systemanforderungen und Nutzungshinweise ist unter Doctos Informationsblatt & Anleitung verfügbar.

Die Funktionsfähigkeit der Anbindung an PVS hängt maßgeblich von den vom jeweiligen PVS-Anbieter bereitgestellten Schnittstellen sowie von der individuellen Systemumgebung des Kunden ab. Der Anbieter ist ausschließlich für die vertragsgemäße Bereitstellung der eigenen Schnittstellenfunktion verantwortlich. Eine Gewähr für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit und Beständigkeit der Schnittstellen des jeweiligen PVS sowie für deren Zusammenspiel mit den beim Kunden eingesetzten Systemen wird nicht übernommen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Schnittstelle zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

3.6 Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die Software an die individuellen Bedürfnisse oder die IT-Umgebung des Kunden anzupassen, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben.

3.7 Ergänzende Leistungen, insbesondere Onboarding und Betreuung, Vor-Ort-Besuche oder sonstige Unterstützungsleistungen, sind nur geschuldet, soweit sie ausdrücklich vereinbart sind. Weitergehende Leistungen erbringt der Anbieter ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung und gegen gesonderte Vergütung.

3.8 Der Anbieter ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Software jederzeit zu aktualisieren, weiterzuentwickeln und insbesondere an eine veränderte Rechtslage, technische Entwicklungen oder zur Verbesserung der IT-Sicherheit anzupassen. Dabei wird der Anbieter auf die berechtigten Interessen des Kunden Rücksicht nehmen und den Kunden rechtzeitig über notwendige Aktualisierungen informieren. Der Anbieter informiert den Kunden über Änderungen, die nicht nur unerheblich nachteilig sind und die vertragsgemäße Nutzung der Software mehr als nur unwesentlich beeinträchtigen können, mindestens vier (4) Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform. Im Übrigen gilt für das Änderungsverfahren Ziffer 14 (Änderungen der AGB) entsprechend.

3.9 Der Anbieter ist berechtigt, zur Leistungserbringung Subunternehmer einzusetzen, insbesondere für Hosting oder KI-Dienstleistungen.

3.10 Der Anbieter wird dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zum Schutz der Daten vornehmen. Den Anbieter treffen jedoch keine Verwahrungs- oder Obhutspflichten hinsichtlich der Daten. Für eine ausreichende Sicherung der Daten ist der Kunde verantwortlich.

4. Umfang der Nutzung, Nutzungsbeschränkungen, Pflichten des Kunden, KI-gestützte Funktionen, Sperrung

4.1 Der Kunde darf die Software nur im Rahmen seiner eigenen geschäftlichen Tätigkeit durch eigenes Personal nutzen (die „Autorisierten Nutzer“).

4.2 Eine körperliche Überlassung der Software an den Kunden findet nicht statt.

4.3 Die App und ihre Komponenten, insbesondere die Software, sind geistiges Eigentum von Doctos. Der Kunde erhält ein einfaches, d.h. nicht unterlizenzierbares, nicht übertragbares, nicht ausschließliches und auf die Laufzeit des Vertrags begrenztes Nutzungsrecht an der jeweils aktuellen Version der Software durch Zugriff über eine Internetverbindung nach Maßgabe der vertraglichen Bestimmungen und für die festgelegte Anzahl von Autorisierten Nutzern. Der Kunde darf Inhalte, die er in der App abgerufen oder heruntergeladen hat, nur für den eigenen Gebrauch im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit nutzen. Eine Nutzung der Software durch oder für Dritte – einschließlich rechtlich selbstständiger verbundener Unternehmen i.S.d. § 15 AktG – ist ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Anbieters unzulässig.

4.4 Sämtliche Rechte, Titel und Interessen an der Software verbleiben ausschließlich bei dem Anbieter. Durch diesen Vertrag werden keine gewerblichen Schutzrechte, Urheberrechte oder sonstige geistige Eigentumsrechte übertragen. Jede über die in Ziffer 4.3 hinausgehende Nutzung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.

4.5 Im Rahmen des Vertrags behält sich der Anbieter das Recht vor, individuelle Anpassungen, die gemäß den Kundenanforderungen vorgenommen werden, zu nutzen. Dies umfasst das Recht des Anbieters, diese Anpassungen zu verwenden, zu modifizieren, zu reproduzieren, zu verbreiten und in irgendeiner Weise zu verwerten, einschließlich ihrer Integration in die Software sowie der Erstellung ähnlicher Anpassungen für andere Kunden. Diese Regelung bleibt auch nach Vertragsende bestehen.

4.6 Die Software kann Open-Source-Komponenten enthalten. Diese unterliegen ausschließlich den jeweils geltenden Open-Source-Lizenzen, die Vorrang vor diesen AGB und eingeräumten Nutzungsrechten haben. Rechte an den proprietären Bestandteilen der Software verbleiben bei dem Anbieter. Eine Übersicht der verwendeten Open-Source-Komponenten und Lizenztexte stellt der Anbieter auf Anfrage zur Verfügung.

4.7 Der Kunde ist verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für Zugriff auf die Software über eine Internetverbindung, insbesondere geeignete Endgeräte (z.B. PC, Tablet, Smartphone), die Nutzung aktueller, unterstützter Browserversionen sowie ausreichend Bandbreite und Latenz, selbst sicherzustellen. Eine aktuelle Übersicht der Systemanforderungen ist auf der Website des Anbieters unter Doctos Informationsblatt & Anleitung verfügbar. Werden diese technischen Voraussetzungen vom Kunden nicht erfüllt, kann es unter Umständen zu Einschränkungen der Nutzbarkeit der Software kommen. Der Anbieter ist für diese Einschränkungen nicht verantwortlich.

4.8 Der Kunde hat die ihm übermittelten Zugangsdaten dem Stand der Technik entsprechend vor Zugriffen Dritter zu schützen und zu verwahren und den Zugang zur Software ausschließlich Autorisierten Nutzern im Rahmen dieses Vertrags zu gewähren. Ein unberechtigter Zugriff ist dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.

4.9 Für die Inhalte und mit der Software verarbeiteten Daten ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Der Kunde ist verpflichtet, die Software in keiner Weise zu nutzen, die gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt. Missbräuchliche Nutzungen sind untersagt; dazu zählen insbesondere Handlungen, die (i) die Vertraulichkeit, Integrität oder Funktionsfähigkeiten der Software gefährden, (ii) dem vertraglichen Zweck widersprechen oder (iii) gegen diese AGB verstoßen.

Untersagt sind deshalb insbesondere:

1. das eigenmächtige Abspeichern, Vervielfältigen, Bearbeiten oder Übersetzen der Software oder ihrer Bestandteile, außer wenn dies für die vertragsgemäße Nutzung der Software erforderlich ist;

2. das Auslesen zugrunde liegender Programme, Daten, Algorithmen oder Modelle;

3. Reverse Engineering, Dekompilierung, Data Mining, Data Harvesting, Screenscraping, Web-Scraping, Datenextraktionstechniken oder vergleichbare Verfahren;

4. das Umgehen oder Beeinträchtigen von technischen Schutzmaßnahmen oder Zugangsbeschränkungen;

5. die Nutzung der KI-gestützten Funktionen der Software („KI-gestützte Funktionen“) zur automatisierten Entscheidungsfindung mit rechtlichen oder vergleichbar erheblichen Auswirkungen auf Personen, sofern keine angemessene Überprüfung durch natürliche Personen erfolgt oder eine solche Nutzung nicht mit den anwendbaren gesetzlichen Vorschriften vereinbar ist;

6. die Nutzung der Software zu diskriminierenden, belästigenden, schädigenden, unethischen, rechtsverletzenden, obszönen, diffamierenden oder sonstigen rechtswidrigen oder unzulässigen Zwecken.

4.10 Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, die Nutzung der KI-gestützten Funktionen innerhalb seiner Organisation angemessen festzulegen sowie eine ausreichende menschliche Kontrolle und die Einhaltung der anwendbaren gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen.

4.11 Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, sämtliche durch die vom Anbieter bereitgestellten KI-gestützten Funktionen auf Grundlage der vom Kunden eingegebenen Daten oder Anweisungen („Input“) generierten Ergebnisse, Daten, Inhalte, Texte, Bilder oder sonstigen Erzeugnisse (zusammen „Output“) vor deren Verwendung oder Umsetzung auf Angemessenheit, Richtigkeit und Rechtmäßigkeit zu prüfen. Entscheidungen mit rechtlichen, finanziellen, personalbezogenen oder betrieblichen Auswirkungen dürfen ausschließlich von natürlichen Personen getroffen werden und nicht allein auf automatisierten Prozessen beruhen.

4.12 Der Anbieter stellt die KI-gestützten Funktionen nicht für die Verwendung als Hochrisiko-KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 („KI-Verordnung“) oder für nach der KI-Verordnung unzulässige Zwecke bereit. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die KI-gestützten Funktionen nicht für solche Zwecke eingesetzt werden.

4.13 Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang zur Software vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, wenn (i) ein Recht zur außerordentlichen Kündigung besteht, (ii) der Zugang des Kunden nicht mehr als sicher eingestuft wird, (iii) eine Sperrung aufgrund gesetzlicher Vorgaben verlangt wird. Der Kunde wird hierüber, soweit gesetzlich zulässig, unverzüglich in Textform informiert. Die Sperrung wird aufgehoben, sobald die Gründe entfallen.

5. Laufzeit, Kündigung, Testphase

5.1 Der Anbieter bietet verschiedene abonnementbasierte Nutzungspakete an („Abonnement“). Die Laufzeit des Vertrages („Vertragslaufzeit“) sowie die Kündigungsmöglichkeiten richten sich nach dem jeweils gewählten Abonnement.

5.2 Ein monatliches Abonnement hat eine Vertragslaufzeit von jeweils einem Monat und verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, sofern es nicht vorher gekündigt wird. Es kann jederzeit mit Wirkung zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums mit einer Kündigungsfrist von drei (3) Tagen gekündigt werden.

5.3 Ein jährliches Abonnement hat eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten und verlängert sich automatisch um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern es nicht vorher gekündigt wird. Es kann zum Ende der Mindest- oder der jeweiligen Verlängerungslaufzeit unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem (1) Monat gekündigt werden.

5.4 Der Anbieter kann dem Kunden eine kostenlose Testphase für einen vom Anbieter nach freiem Ermessen festzulegenden Zeitraum zur Nutzung der Software (ggf. mit eingeschränktem Funktionsumfang) zu Probezwecken anbieten („Testphase“). Der Anbieter ist berechtigt, den im Rahmen der Testphase bereitgestellten Leistungsumfang jederzeit ohne vorherige Ankündigung zu reduzieren, einzuschränken oder anderweitig zu ändern. Die Testphase begründet keine Garantie für (künftige) Produkteigenschaften.

5.5 Der Kunde kann die Nutzung der Software jederzeit vor Ablauf der Testphase kündigen. Sofern nicht anders vereinbart, geht das Vertragsverhältnis mit Ablauf der Testphase automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement des jeweils gewählten Nutzungspakets über, sofern der Kunde nicht spätestens zum Ende der Testphase kündigt. Der Anbieter informiert den Kunden mindestens drei Tage vor Ablauf der Testphase per E-Mail über das bevorstehende Ende und die Möglichkeit zur Kündigung.

5.6 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

5.7 Kündigungen bedürfen der Schriftform. Sofern verfügbar, kann die Kündigung auch über die vom Anbieter bereitgestellte Kontoverwaltungsfunktion innerhalb der App erklärt werden.

5.8 Im Falle der Beendigung des Vertrages – gleich aus welchem Grund – wird der Anbieter den Zugang des Kunden zur Software mit Wirksamwerden der Kündigung sperren. Der Kunde ist verpflichtet, vor Vertragsende sämtliche in seinem Konto gespeicherten Daten eigenständig zu sichern. Der Anbieter wird die im Kundenkonto gespeicherten Daten spätestens vierzehn (14) Kalendertage nach Wirksamwerden der Beendigung unwiderruflich löschen, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern.

6. Nutzungsgebühr, Erweiterung des Nutzungsumfangs, Preisanpassungen

6.1 Für die Nutzung der Software fallen Nutzungsgebühren an. Die Höhe der Nutzungsgebühr hängt von Art und Umfang (insbesondere Anzahl der Autorisierten Nutzer/Lizenzen) des bestellten Nutzungspakets ab.

6.2 Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

6.3 Der Kunde hat jederzeit die Möglichkeit, den Nutzungsumfang zu erweitern, z.B. weitere Lizenzen zu erwerben. Geschieht diese Erweiterung inmitten eines Abrechnungszeitraums, so wird die jeweilige Nutzungsgebühr anteilig berechnet.

6.4 Sofern im Vertrag nichts Abweichendes vereinbart ist, kann der Anbieter den Kunden mindestens sechs (6) Wochen vor einer automatischen Verlängerung der Vertragslaufzeit über eine Erhöhung der Vergütung informieren. Widerspricht der Kunde der Erhöhung nicht innerhalb dieser Frist, tritt die Erhöhung zu Beginn der Verlängerungslaufzeit in Kraft. Widerspricht der Kunde der Erhöhung gelten die ursprünglichen Preise fort, es bleibt dem Anbieter jedoch vorbehalten, die Laufzeit des Vertrages nicht zu verlängern. Eine entsprechende Mitteilung wird der Anbieter innerhalb von zwei (2) Wochen nach Erhalt des Widerspruchs an den Kunden übersenden. Der Anbieter weist den Kunden auf die Rechtsfolge des unterlassenen Widerspruchs in der Mitteilung ausdrücklich hin.

7. Zahlungsbedingungen

7.1 Die Nutzungsgebühr ist im Voraus zu entrichten und jeweils zum Beginn des vereinbarten Abrechnungszeitraums fällig.

7.2 Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irland („Stripe“). Der Kunde kann die jeweils im Bestellprozess angebotenen Zahlungsmethoden nutzen. Für das Vertragsverhältnis mit Stripe gelten ergänzend die Geschäftsbedingungen von Stripe.

7.3 Wird der Zahlungspflicht nicht nachgekommen oder werden geleistete Beträge zurückgebucht, ist Doctos berechtigt, den Zugang zum Kundenkonto nach Maßgabe der Ziffer 4.13 zu sperren.

8. Verfügbarkeit und Support

8.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software am Übergabepunkt mit einer Verfügbarkeit von 99 % im Jahresmittel zur Verfügung.

8.1.1. Der Übergabepunkt ist der Routerausgang des Rechenzentrums des Anbieters. Für die Verbindung vom Übergabepunkt zum Kunden ist dieser verantwortlich.

8.1.2. Regelmäßige Wartungs-, Sicherheits- und Aktualisierungsmaßnahmen können zu vorübergehenden Einschränkungen oder Unterbrechungen führen. Soweit möglich, kündigt der Anbieter geplante Wartungen mit angemessener Vorlaufzeit an und führt diese außerhalb üblicher Geschäftszeiten durch. Solche Wartungsfenster gelten nicht als Ausfall.

8.1.3 Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben unberücksichtigt:

(i) Ausfälle aufgrund höherer Gewalt (z. B. Streik, Naturkatastrophen, Epidemien, Angriffe Dritter und Störungen der Telekommunikationsnetze);

(ii) Sicherheitsbedingte Sperrungen durch den Anbieter (z. B. Denial of Service Attacke, schwere Sicherheitslücke in einer genutzten Fremd-Software ohne verfügbaren Patch);

(iii) Ausfälle von Drittsoftware, Drittanbietern oder Telekommunikationsnetzen, die von dem Anbieter nicht zu vertreten sind sowie

(iv) Fehlbedienung oder vertragswidriger Gebrauch durch den Kunden.

8.2 Der Anbieter richtet einen Support-Service für Anfragen des Kunden zur Software ein. Die Anfragen können über support@doctos.de oder telefonisch an +49 89 444438120 gestellt werden. Die Anfragen werden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet.

8.3 Ein Fehler oder eine Störung liegen vor, wenn die Software nicht die vertraglich vereinbarten Funktionen aufweist und dies im Verantwortungsbereich des Anbieters liegt („Fehler“). Unerhebliche Abweichungen oder nicht reproduzierbare Störungen gelten nicht als Fehler. Der Kunde hat Fehler unverzüglich an den Anbieter per E-Mail an support@doctos.de nachvollziehbar beschrieben und mit allen relevanten Informationen zu melden. Der Anbieter steht dem Kunden für die Fehlermeldung und -behebung Montag bis Freitag (ausgenommen bundesweite Feiertage) zwischen 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr zur Verfügung („Servicezeiten“). Der Anbieter wird innerhalb angemessener Frist nach eigener Wahl nachbessern. Der Anbieter ist insbesondere berechtigt, dem Kunden vorübergehend Fehlerumgehungsmöglichkeiten aufzuzeigen und die eigentliche Ursache später durch Anpassungen an der Software zu beseitigen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist.

8.4 Telefonische Unterstützung bei Störungen erfolgt während der Geschäftszeiten Montag bis Freitag (ausgenommen bundesweite Feiertage) 10:00 bis 17:00 Uhr.

9. Gewährleistung

9.1 Die Gewährleistung richtet sich nach den Bestimmungen dieser AGB und im Übrigen nach den gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften.

9.2 Der Kunde hat dem Anbieter jegliche Mängel nach Maßgabe der Ziffer 8.3 unverzüglich anzuzeigen.

9.3 Die Gewährleistung für nur unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit der Leistung wird ausgeschlossen. Die verschuldensunabhängige Haftung gem. § 536a Abs. 1 BGB für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen, ist ausgeschlossen.

10. Freistellung

Der Anbieter stellt dem Kunden mit der Software ausschließlich ein Hilfsmittel für die Erstellung der Behandlungsdokumentation und der Abrechnung zur Verfügung. Die Nutzung dieses Hilfsmittels entbindet den Kunden nicht von der Pflicht einer eigenständigen und sorgfältigen Dokumentation nach gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen der Berufsordnung. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die mit Hilfe der Software erstellte Dokumentation und Abrechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Der Kunde sichert zu, dass die in der Software verarbeiteten Inhalte und Daten sowie dessen Nutzung und Bereitstellung durch den Anbieter, nicht gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstoßen. Der Kunde wird den Anbieter von Ansprüchen, die Dritte aufgrund eines Verstoßes gegen diese Ziffer geltend machen, auf erstes Anfordern freistellen.

11. Haftung

11.1 Der Anbieter haftet uneingeschränkt:

1. in Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit;

2. für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit;

3. nach dem Produkthaftungsgesetz;

4. im Falle der Übernahme einer Garantie;

5. sowie in allen anderen Fällen, in denen eine Haftung gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.

11.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (sog. Kardinalpflicht). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Vertragsparteien regelmäßig vertrauen dürfen.

11.3 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

11.4 Der Anbieter haftet für Datenverluste nur in dem Umfang, in dem der Schaden auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung entstanden wäre. Er haftet nicht für Datenverluste oder Systemstörungen, die auf Inkompatibilitäten der vom Kunden verwendeten Hardware- oder Softwarekomponenten beruhen.

11.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

12. Datenschutz

12.1 Die Parteien werden die für sie jeweils geltenden anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.

12.2 Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) des Anbieters. Den AVV kann der Kunde unter folgendem Link einsehen: doctos.de/avv In diesem Fall wird der Anbieter die entsprechenden personenbezogenen Daten allein nach den dort festgehaltenen Bestimmungen und nach den Weisungen des Kunden verarbeiten.

13. Vertraulichkeit

13.1 Der Anbieter verpflichtet sich, alle Vertraulichen Informationen, die er im Zusammenhang mit dem Vertrag und seiner Erfüllung erlangt, vertraulich zu behandeln und diese nicht an/mit Dritten offenzulegen, weiterzugeben oder anderweitig zu nutzen. „Vertrauliche Informationen“ sind Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt (einschließlich Geschäftsgeheimnisse), unabhängig davon, ob sie in schriftlicher, elektronischer, verkörperter oder mündlicher Form mitgeteilt wurden. Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht, wenn der Anbieter zur Offenlegung der vertraulichen Informationen gesetzlich oder aufgrund einer rechtskräftigen oder rechtsverbindlichen Entscheidung einer Behörde oder eines Gerichts verpflichtet ist.

13.2 Der Kunde und vom Kunden beauftragte Dritte dürfen vertrauliche Informationen nicht durch Reverse Engineering erhalten. „Reverse Engineering“ in diesem Zusammenhang bedeutet alle Handlungen, einschließlich Beobachten, Testen, Untersuchen und Rückbauen der Software, mit dem Ziel, vertrauliche Informationen zu erhalten.

14. Änderungen der AGB

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB, insbesondere – aber nicht ausschließlich – (i) zur Berücksichtigung von Änderungen bei den Leistungen oder im Unternehmen, z. B. neue Produkte oder Funktionen, Dienste oder Technologien, (ii) aus rechtlichen, regulatorischen oder sicherheitsrelevanten Gründen und/oder (iii) zur Verhinderung von Missbrauch oder Schaden, gegenüber dem Kunden zu ändern. Der Kunde wird mindestens vier (4) Wochen vor Inkrafttreten der geplanten Änderungen über diese in Textform (z.B. E-Mail) informiert. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb dieser Frist in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Im Falle eines Widerspruchs wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt, wobei der Anbieter sich das Recht vorbehält, den Vertrag zu kündigen.

15. Schlussbestimmungen

15.1 Sollten einzelne Regelungen dieser AGB bzw. des Vertrags unwirksam oder nicht durchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen hiervon unberührt.

15.2 Mündliche oder schriftliche Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht.

15.3 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der kollisionsrechtlichen Bestimmungen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkehr vom 11.4.1980 (UN-Kaufrecht).

15.4 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB bzw. dem Vertrag ist München, Deutschland.

Stand: Mai 2026

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